Als je werknemers thuiswerken en op dezelfde dag een van zijn klanten bezoekt, kan je als werkgever voor zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding een gerichte vrijstelling toepassen. Een samenloop is namelijk mogelijk. Maar het wordt wat anders als je werknemer deze klant minimaal 40 dagen per jaar bezoekt.

Thuiswerk- en reiskostenvergoeding bij een klantbezoek

De gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling voor de vergoeding van de thuiswerkkosten die in 2022 geïntroduceerd is, kan meestal niet samengaan met de gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoeding. Een bedrijf moet namelijk een keuze maken voor een werkdag waarop de werknemer zowel deels thuiswerkt als zakelijk naar een vaste plaats van werkzaamheden reist; de  zogeheten “gemengde werkdag” genoemd.

Een vaste plaats van werkzaamheden voor een werknemer bij minimaal 40 dagen

Meestal is er niets aan de hand als je werknemer een klant bezoekt op een thuiswerkdag. In dat geval kan je als werkgever – naast de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding – ook de reiskosten van de werknemer voor het eigen of openbaar vervoer gericht vrijgesteld vergoeden. Maar als het gaat om een vast klantbezoek dat regelmatig plaatsvindt, kan er sprake zijn van ‘een vaste plaats van werkzaamheden’ van je werknemer. Dat is het geval wanneer je werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar naar diezelfde klant reist. De thuiswerkdag waarop naar “zijn” vaste klant wordt gereisd, geldt hierdoor als een ‘gemende werkdag’. Dat betekent voor jou als werkgever dat er een keuze gemaakt moet worden, óf je benut de gerichte vrijstelling voor vergoeding voor de thuiswerkkosten óf je kiest voor vergoeding van de reiskosten.

Het toepassen van een correctie in de aangifte loonheffingen bij 40 dagen of meer

Soms kan je als werkgever vooraf niet bepalen hoeveel dagen een werknemer naar zijn klant zal reizen in een kalenderjaar. Als de werkgever aanneemt dat de werknemer deze klant minder dan 40 keer per jaar gaat bezoeken, ontvangt de werknemer een thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding. Als achteraf blijkt dat de werknemer de klant toch vaker dan 40 keer bezocht heeft, moet de werkgever de vergoedingen corrigeren in zijn aangifte loonheffingen. In dat geval kan hij achteraf maar op één van beide vergoedingen de gerichte vrijstelling toepassen.