Fiscale regelingen voor thuiswerken

Wilt u uw werknemers tegemoetkomen in kosten voor thuiswerken? Dan zijn er vier fiscale regelingen waarmee die kosten vrij van loonheffingen kunnen worden vergoed.

1. Arbovoorzieningen die direct samenhangen met de Arbo-verplichtingen van de werkgever zijn onder voorwaarden vrijgesteld, zoals een ergonomische bureaustoel, een beeldschermbril of een voetenbankje bij beeldschermwerk. Hierbij maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. Deze voorzieningen moeten met ingang van 1 januari 2022 aan de volgende voorwaarden voldoen:

• – De voorzieningen vloeien voor u rechtstreeks voort uit de Arbeidsomstandighedenwet. Het gaat dan kort gezegd om voorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer.
• – De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen op de (thuis)werkplek (geheel of gedeeltelijk) of op een plaats waar u uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet.
• – U brengt geen kosten ten laste van de werknemer. Oftewel de werknemer mag geen eigen bijdrage betalen voor de voorzieningen. Ook het uitruilen van een belast loonbestanddeel tegen een onbelaste voorziening is in dit verband een eigen bijdrage, bijvoorbeeld bij cafetariaregelingen.

2. Daarnaast zijn computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur ook onder voorwaarden gericht vrijgesteld:

• – De voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium)
• – Uw werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking
• – De voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling
  Wilt u daarnaast de kosten van het internetabonnement vergoeden? Let dan op als uw werknemer een gecombineerd abonnement heeft voor internet, vaste telefoon en televisie. U mag alleen het deel van de factuur voor internetkosten onbelast vergoeden.

3. Per 1 januari 2022 is er een nieuwe gerichte vrijstelling geïntroduceerd waarmee werkgevers bepaalde thuiswerkkosten onbelast kunnen vergoeden. De vrijstelling bedraagt voor dit jaar € 2 per thuisgewerkte dag en is gebaseerd op onderzoek verricht door het Nibud en ziet op gas-water-licht, koffie/thee en wc-papier.

4. Tot slot bestaat er een algemene vrijstelling (de vrije ruimte) waarvan de hoogte afhankelijk is van de totale fiscale loonsom van de werkgever (1,7% < € 400.000, > 1,18%). De werkgever kan de vrije ruimte  ook gebruiken om naast de voornoemde vrijstellingen andere thuiswerk gerelateerde kosten te vergoeden.

Onduidelijkheden in de huidige wet- en regelgeving
Delen van de wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden en -tijden is ook van toepassing op plaats onafhankelijk werk. De vraag is wel hoever de zorgplicht van de werkgever reikt, bijvoorbeeld als een werknemer vanuit een café of in het OV werkt.
Door hybride werken kunnen de grenzen tussen werk en privé vervagen. Als overmatige werkstress en burn-out op de loer liggen, kunnen afspraken over onbereikbaarheid helpen. Hierover afspraken maken volgt nu al uit de Arbowet, maar dat is onvoldoende bekend en er is nog weinig ervaring mee.
Nederland kent behoorlijk veel grenswerkers die vanuit België en Duitsland naar het werk reizen. Complex is welke fiscale en sociale zekerheidsregels dan van toepassing zijn. Het pakket van regels is nu niet goed berekend op de situatie waarin grenswerkers volledig of deels vanuit huis werken.

Relevant is dat er een initiatiefwetsvoorstel klaar ligt om de zeggenschap van werknemers over de plek van werk te vergroten: het wetsvoorstel ‘Werken waar je wilt’.

Hebt u vragen over deze regeling? Neem contact met ons op door te bellen naar 085-7820579. Of stuurt u ons een mail via info@pnohuys.nl. We horen graag wat we voor u kunnen betekenen.